Как да направим вътрешно проучване сред служителите стъпка по стъпка[РЪКОВОДСТВО]

Важно е проучването Ви да има цел и тя да е отговор на конкретен въпрос. Ако проблемът е спад в ангажираността в компанията, това изисква използването на огромен брой ресурси, статии, академични източници, сериозен набор от техники за проучване. Ако го стесним до въпроса защо ангажираността в конкретен отдел е паднала, тогава имаме по-голям шанс да достигнем бързо до отговора с по-малко усилия. Ако продължим и анализираме в кой период точно е паднала ангажираността (и на кои позиции), тогава можем да започнем нашето проучване с много по-голяма яснота, да използваме и анализираме десетки пъти по-малко данни и да намерим отговора и решението много по-бързо. Ръководството също ще иска бързи и конкретни резултати. Ето и нагледно как може да конкретизирате проучвания проблем:

Сравнете четирите въпроса по-долу, за да видите колко голямо значение има как ще формулирате въпроса си:

1. Защо има спад в ангажираността на служителите?

При този въпрос ще се наложи:

– да се съберат и анализират данните на ангажираността за години назад, след като няма определен период

– да се съберат и анализират данни за всички отдели, позиции и служители

– да се направят множество интервюта и фокус групи със служителите и мениджърите от всички отдели и на всички нива

2. Защо има спад в ангажираността на служителите в отдел Х?

При този въпрос ще се наложи:

– да се съберат и анализират данните на ангажираността за години назад, след като няма определен период

– да се направят множество интервюта и фокус групи със служителите и мениджърите на всички нива

– да се съберат данни само за този отдел

3. Защо се наблюдава спад на ангажираността при ниво среден мениджмънт в отдел Х?

При този въпрос ще се наложи:

– да се съберат и анализират данните на ангажираността за години назад, след като няма определен период

– да се направят интервюта и фокус групи само със служителите на ниво среден мениджмънт и преки ръководители/подчинени

– да се съберат данни само за този отдел

4. Защо се наблюдава спад на ангажираността при ниво среден мениджмънт в отдел Х през последните 3 месеца?

При този въпрос ще се наложи:

– да се съберат и анализират данните на ангажираността за конкретен период

– да се направят интервюта и фокус групи само със служителите на ниво среден мениджмънт и преки ръководители/подчинени

– да се съберат данни само за този отдел

Виждате колко е важно да стесним въпроса и колко голяма разлика ще има в обема работа при проучването, когато зададем конкретен въпрос (както и такъв, който подлежи на проучване).

2. Прегледайте наличните проучвания/данни.

Втората стъпка е да прегледаме всички налични проучвания със събраните данни по темата, обект на нашето изследване. Това включва всичко, което ние сме събрали по темата (първични данни) в предишни периоди, както и вътрешни проучвания, външни изследвания по темата, бази данни (вторични данни).

💡 Важно е да обърнем внимание на няколко основни параметра, ако използваме вторични (вече събрани от друг) данни:

➡️ Периода на проучване – още ли са релевантни данните?

➡️ Първичните методи, използвани за събиране на данни – надеждни ли са източниците и способите?

➡️ Организатора на проучването – има ли достатъчно опит, дали е публична или частна организация, дали е правено по поръчка на клиент или е независимо, как е финансирано, за какво са използвани резултатите и т.н.?

Тук е важно да проявим професионалната си експертиза, за да преценим дали данните са надеждни и можем да ги използваме.

Ако няма информация, която да Ви помогне и се налага да направите изцяло първично изследване и Вие да съберете активно всички данни, преди това преценете дали има с какво да ги сравните, за да не е безполезен трудът Ви.

3. Проектирайте изследователския подход (+Видове данни)

Следващата стъпка е да проектираме самото проучване. Има два вида данни, които вече споменахме: първични и вторични.

Първичните данни са събрани от Вас чрез интервюта, въпросници, фокус групи, наблюдение, експеримент.

Вторични са тези, които вече са събрани от друг и може да използвате. Такива са предходно проучване, официална статистика, вестници, списания, журнали, вътрешни данни на компанията, онлайн информация и исторически данни. На тях ще се спрем в следващата точка. Тук е важно единствено да ги включите в плана/проекта за проучването. При първичното събиране на данни, Вие сте тези, които събирате данни, като провеждате интервюта, фокус-групи, проектирате анкети и използвате различни други методи, за да съберете информация от първа ръка от служители, мениджъри и трети страни.

Когато извършвате комбинация от количествено и качествено проучване, трябва да вземете под внимание конфиденционалността и анонимността на участниците/данните, както и големината на извадката.

💡 Може да направите това лесно с помощта на калкулатор за определяне размера на извадката, като описания по-долу (при зададена допустима грешка и доверителен интервал. За стандарт се приема 95% доверителен интервал и допустима грешка 5% (ако се чудите какво да попълните в тези полета).

Калкулатор за определяне на извадката:

Когато сме готови с размера на извадката, трябва да изберем един или комбинация от методи за събиране на първична информация. Ще се спрем на някои от най-ефективните методи за първично проучване сред служителите:

(Онлайн) анкети – След като сте определили размера на извадката, най-лесният начин е да започнете с онлайн анкети, като целта Ви ще бъде респондентите да са минимум размера на извадката, за да бъдат надеждни данните.

Най-популярният и най-интуитивният инструмент за работа с анкети е SurveyMonkey.com. Безплатната версия на платформата позволява до 10 въпроса, които обикновено са предостатъчно за доказване/опровергаване на Вашата хипотеза или за да добиете представа за същината на проблема. Препоръчваме анкетата да е достатъчно кратка, така че да се попълва в рамките на 2-5 минути. За да извлечете максимум информация и база за анализи, включете комбинация от отворени и затворени въпроси – платформата позволява разнообразни опции.

Ето и 4 вида въпроси, които е добре да включите във въпросника:

• Затворени въпроси – Да/Не, За/Против, Вярно/Грешно
• Не избягвайте отворените въпроси – те са по-трудни за обработка, но носят най-много стойност – само с няколко отговора може да добиете перфектна представа за ситуацията и наболелите теми.
• Включете въпроси с повече от един отговор (multiple choice)
• Включете въпроси със скала – Силно съгласен/ съгласен/ неутрален/ несъгласен/ силно несъгласен или оценка от. 1до 10

Фокус-групи – Когато имате резултатите от онлайн анкетите (или ясно формулирана хипотеза), може да преминете към фокус-групи и интервюта, чрез които да потвърдите резултатите от анкетата и да добавите контекст.

Фокус-групите препоръчваме да бъдат между 5 и 8 човека с опредлен таргет, например служители от 2 месеца до 1 година, служители само на едно ниво, служители само от един отдел и т.н., в зависимост от целта на проучването.

Нужно е да има модератор, който да подготви минимум 8 до 15 въпроса, които в рамките на час и половина групата да обсъди.

Ролята на модератора е да:

– балансира изказаните мнения в групата, без да има души, доминиращи мнението или взимащи думата за повече време

– да направи така, че всеки участник да се изкаже

– да води задължително записки

– да завърши с положителен тон

Интервюта – Най-добрата комбинация е от фокус групи и интервюта, защото при интервютата лице в лице се събира най-дълбочинна информация и интервюираните са склонни да споделят детайли, които не биха изказали във фокус групите.

Продължителността може да бъде между час и час и половина. Интервюиращият трябва да е подготвил предварително въпросите, като се започва с по-общи и описателни, преминава към по-детайлни, описващи и изследващи проблема, задължително отворени въпроси (не с „да“ или „не“) и трябва да завърши с добър тон (например с въпрос „Какво обичате/харесвате в (компанията/дадената тема)“ и благодарности за приносса на участника в интервюто. Задължително трябва да е в спокойна и изолирана обстановка и да се водят записки от срещите.

ВАЖНО: Може модераторът/интервюиращият да сте Вие, но препоръчваме да е човек от външна компания/агенция. Така се запазва анонимността и спокойствието за споделяне на чувствителна информация и няма срещите да рефлектират върху Вас – имиджа и представянето Ви в компанията. Често също интервюираните не биха споделили чувствителна инфрмация с вътрешен човек, особено от отдел ЧР, от страх това да не се отрази негативно върху тях (макар Вие да гарантирате, че няма такава опасност). *

Разбира се, възможно е сами да определите какво количество информация е достатъчно, за да направите заключения, използвайки Вашата професионална оценка.

Важното е да знаете, кои методи ще използвате и в какво съотношение (първична/вторични данни, количествена/качествена информация, големина на извадките на проучването), за да може да определите параметрите на проучването като времетраене, бюджет и разпределение на задачите.

От тези параметри също така ще зависи и одобрението на ръководството, така че отделете достатъчно време на този етап. Преди да започнете с анализа/събирането на данни, съгласувайте с ръководството плановете, за да сте сигурни, че имате тяхната подкрепа и зелена светлина.

* Дадените препоръки са най-добрите практики от нашия опит с подобни проучвания